• Пт. Дек 9th, 2022

Выставка: интригуйте и выигрывайте

Автор:admin

Янв 26, 2010

Выставочный сезон-2010 в Беларуси открыт. А значит, самое время поговорить в подробностях об одном из самых эффективных маркетинговых инструментов – участии в выставках.

Вам приятно, когда вас приглашают на различные мероприятия? Помнят о ваших интересах? Интересуются вашим мнением? Последовательное выстраивание коммуникации до и после выставки – весьма важный момент. Соблюдение всех тонкостей делового общения повышает отдачу от экспозиционной кампании бувально в разы.

Предвыставочная коммуникация начинается с рассылки приглашений. Не стоит полагаться исключительно на организаторов выставок. В их обязанности, конечно, же входит размещение новостей и пресс-релизов о предстоящем событии. Но для успеха вашей компании важно самостоятельно высказать уважение настоящим и потенциальным клиентам. Пригласите их на стенд через собственный сайт, через специализированные СМИ (рассказать о намерениях, новинках услуг и продукций, которую вы предполагаете демонстрировать, сделать интервью со специалистом) или через радио или телевидение. Выставка – отличнейший информационный повод и относительно дешевый PR вам гарантирован.

Какие же правила деловой коммуникации помогают выйти в лидеры? Простота и ненавязчивость. Что еще? Обратим внимание на следующие советы.

Правило 1.

При написании всех писем непременно обращайтесь к конкретному лицу. И непременно – по имени-отчеству.

Правило 2.

Важно, чтобы письма были подписаны кем-либо из руководителей компании. Этот нюанс несет глубокий психологический подтекст, сообщая об уважении к деловому партнеру, а также о значимости для вас его присутствия на выставке.

Правило 3.

Сообщайте о своих намерениях экспонироваться на собственном Интернет-сайте. Выйдите из тени! Причем полезно будет использовать этот Интернет-ресурс (или блог, если он имеется в организации) не только для сообщения новости о вашем участии в выставке, но и о ваших впечатлениях и наблюдениях после события. Ключ к успеху здесь – открытость, откровенность, корректность и дипломатичность.

Несколько слов о других возможностях распространения информации. Не стоит их игнорировать. В предвыставочной суете будет казаться, что останавливаться на подобных нюансах не имеет смысла, да и времени нет. Однако однажды тщательно проведенная и продуманная рассылка будет работать впоследствии на перспективу вашего роста. 

Письма-уведомления

Как правило, письма-уведомления рассылают всем, кому так или иначе интересны деятельность вашей организации, точнее произведенные ей товар или услуга.

Психологический подтекст: вы открыты, настроены на диалога и конструктивное взаимодействие. Именно это сообщение получают ваши деловые партнеры.

Помимо этого, уведомления способствуют охвату большего количества деловой аудитории, а это весьма полезно именно для вашей компании, представляющей экспозицию.

Цель уведомительных писем – заинтересовать, заинтриговать, побудить адресата прийти именно к вам на экспозицию! Вот почему нужно писать лаконично и оперировать лишь фактами: кто приглашает, на какое событие, где оно состоится, когда будет проводиться и, конечно же, с какой целью (уместно намекнуть аудитории о ваших намерениях, представляемых образцах и т.д.). В отдельном абзаце укажите день, когда специалисты могут пообщаться в узком кругу, обсудить проблемы и перспективы.

Список лиц – реальных, а также потенциальных потребителей ваших товаров и услуг – следует составить совместно с руководством организации. Только получив согласование и “добро” начальства, маркетологи (либо рекламный отдел, отдел по связям с общественностью) начинают рассылать письма по почтовым и электронным адресам. Прием стараются сделать это как минимум за пару недель (иначе уведомление может затеряться под кипой других важных дел, а также для того, что ваш партнер мог заранее спланировать встречу с вами).

В конце непременно напишите фразу о том, что вы будете рады встрече на выставке и продемонстрировать экспозицию.

Приглашения

Форма писем-приглашений особенно актуальна, когда вход на выставку или ярмарку платный. Приглашения рассылаются также по утвержденному руководством списку. Причем в дополнение к ним прилагаются каталоги и иные полезные информационные материалы. Также продумывается один из дней, предназначенный для встреч посетителей экспозиции с руководством организации либо проекта.

В практике участников выставок нередки небольшие приемы и фуршеты. Вот почему после рассылки приглашений важно получить обратную связь. Рабочая группа за несколько дней до открытия выставки обзванивает тех, кто еще не успел по каким-либо причинам ответить на приглашение.

Рассылаете ли вы письма-уведомления или приглашения, в любом случае будет уместно вложить в письма мини-карту с координатами выставочной экспозиции вашей компании. О дизайне и печати флаерсов стоит позаботиться заранее.

Письма-благодарности

К сожалению, в суете сует принимавшие участие в экспонировании фирмы забывают об этой детали. Здесь разделим адресатов на два блока – представителей СМИ и ваших деловых партнеров.

Необходимо ли благодарить представителей СМИ? Хороший тон все-таки сделать это. Причем для ваших коллег-журналистов будет важно получить пост-релиз, где будет обобщена информация о прошедшей выставке, а также будут предоставлены дополнительные факты, цифры и фотографии. Рассылать такой бриф важно также и тем, кто по каким-либо причинам не посетил мероприятие. Представители медиасообщества непременно оценят ваше внимание и деловой подход, ведь выставка – отличный информационный повод!

Обязательно поблагодарите и деловых партнеров – тех, кто посетил стенд вашей организации. Как составлять текст письма? Начинать, конечно же, со слов признательности за интерес, проявленный к достижениям и к деятельности вашей организации, выразить надежду на установление (или продолжение) взаимовыгодного и конструктивного сотрудничества, пожелать процветания делу партнеров.

Все эти нехитрые и несложные правила важно взять на карандаш, чтобы укрепить связи и ненавязчиво поддерживать полезные и конструктивные деловые контакты.

Успешного участия в выставках!

Автор: Антонина Банько, PR-менеджер, Рекламная компания «PARADOX»
www.paradox.by

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *