• Ср. Май 22nd, 2024

Навигатор по процессу + автозаполнение документов

Автор:admin

Май 10, 2023


                    Навигатор по процессу + автозаполнение документов

В предыдущей статье про навигатор по бизнес-процессам я рассказал как можно легко и без программирования с помощью low-code платформы создать такой навигатор.

Теперь рассмотрим реальный практический кейс – как это было реализовано в Российской академии народного хозяйства и государственного управления.

Итак, бизнес-процесс заключается в следующем:

есть много разных форм заявок на заключение договоров и самих договоров. Содержание этих форм зависит от множества разных обстоятельств и их комбинаций.

Кроме того, для согласования и подписания договоров нужно собрать информацию по контрагентам и приложить к заявкам множество разных сканированных документов:

паспорта, снилс, свидетельства о постановке на налоговый учет и прочие документы по физическим лицам, уставные и прочие документы по юридическим лицам.

Как это происходило:

менеджеры собирали информацию и документы, заполняли вручную заявки и формы договоров, после чего высылали все это в юридическую службу на проверку.

Юристы все это проверяли и находили множество недочетов:

нет необходимой информации в заявке или она указана с ошибками, не приложены необходимые сканы документов, не коррекно выбрана или недозаполнена форма договора и т.п.

После выявления недостатков заявка и документы возвращались менеджерам на доработку. И опять по кругу.

Если вы читали предыдущую статью о созданиии навигатора по бизнес-процессу, то решение уже должно быть понятно:

создаем с помощью low-code платформы Botman.one навигатор по бизнес-процессу заполнения заявок и делаем формы для загрузки необходимых документов, которые к этой заявке должны прилагаться.

Все загружаемые документы сохраняются в базу данных.

В навигатор по бизнес-процессу заложены разные алгоритмы. В зависимости от того, какой договор нужно подготовить менеджер идет по тому или иному алгоритму навигатора по бизнес-процессам.

Купить рекламу Отключить

А как быть с формами договоров, тексты которых обладают большой вариативностью и зависят от разных обстоятельств и их сочетаний?

В Botman.one есть очень гибкий контруктор документов, который позволяет шаблонизировать любые формы прямо в Microsoft Word и создавать на их основе генератор документов. С помощью этого конструктора-шаблонизатора мы создали генераторы всех договоров и заявок.

Информация в эти формы документов подтягивается автоматически из ЕГРЮЛ и внутренней базы данных РАНХИГС. Если в базе данных РАНХИГС информации по контрагенту нет, то менеджер вводит эту информацию вручную, после чего она сохраняется в базу данных и в дальнейшем ее ручной ввод уже не требуется.

Все расчеты, необходимые для заполнения договоров, производятся автоматически с помощью выражений, которые заданы в Botman.one. Автоматически рассчитывается вознаграждение по договорам, подлежащие уплате налоги и все иные суммы.

Готовые документы генерируются в Ворд и в ПДФ.

Таким образом, возможности менеджера накосячить сведены к минимуму:

– не приложить необходимые документы он не может, так как навигатор не пустит его дальше, пока он не приложит все нужные именно для данной сделки документы;

– ошибиться в форме заявки и договора он конечно может, но эта возможность сведена к минимуму, так как бОльшая часть данных заполняется генератором документов автоматически из базы данных или ЕГРЮЛ;

– ошибиться в расчетах менеджер не может, так как их производит генератор документов по заранее заданным формулам. Даже в написании сумм прописью ошибки быть не может, так как суммы прописью генератор документов тоже пишет автоматически.

И дополнительные полезные эффекты:

– скорость подготовки документов увеличилась более, чем в 2 раза;

– юристам больше не нужно проверять за менеджерами и они могут заниматься чем-то более творческим и близким их профессии: изучать судебную практику и изменения законодательства, готовить типовые формы документов, стратегию для судебного заседания и т.п.

Если у вас есть похожая задача, то навигатор по бизнес-процессу с генератором документов – идеальное решение для вас.

Хватит заниматься рутиной и бюрократией!

Давайте решать творческие задачи, а рутину оставим для программ, которые создадим с помощью low-code!

Источник: vc.ru

Автор: admin